Géolocalisation d’un véhicule d’entreprise : que dit la loi ?
Vous planifiez de géolocaliser les véhicules de votre entreprise et vous vous demandez ce que la loi dit sur le sujet ? Voici les essentiels à retenir.
Quelles sont les utilisations légales d’un système de géolocalisation ?
C’est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, communément appelée CNIL, qui informe sur les utilisations de système de géolocalisation. Selon cette entité, il existe des manières légales de géolocaliser un véhicule :
- Pour garantir la sécurité des collaborateurs, des marchandises ainsi que des véhicules en fonction ;
- Pour faciliter les missions à accomplir dans des endroits reculés en cas d’urgence ou de panne;
- Pour contrôler le temps de travail ;
- Pour assurer un suivi d’une prestation de transport de marchandise ou de personne. Cela convient véritablement aux entreprises proposant des services de transport, d’ambulance ou autres ;
- Pour appliquer une obligation réglementaire. Cela est nécessaire pour le transport de marchandises de grandes valeurs si bien que la mise en place du système de géolocalisation soit exigée.
Dans le cas où votre utilisation du système de géolocalisation n’entrerait pas dans ces cadres, il faut vous informer auprès du service juridique ou celui des ressources humaines de l’entreprise. En fait, il est légal de géolocaliser des voitures d’entreprise utilisées à titre personnel à condition que le traceur soit doté d’une option vie privée. Ainsi, il est possible de désactiver le système de géolocalisation en dehors des heures de travail. Pourtant, vous êtes en tort si vous géolocalisez les véhicules sans mettre au courant les salariés à l’avance. Il faut toujours les informer et obtenir leur consentement.
Est-il possible de géolocaliser des véhicules sans informer les salariés ?
L’accord des salariés est une condition sine qua non pour la géolocalisation des véhicules d’entreprise. En fait, les données récoltées par le biais d’un tracker GPS sont qualifiées de données à caractère personnel. Il faut donc informer la personne avant la géolocalisation, sinon vous travaillerez dans l’illégalité. Le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données suggère aux employés de faire preuve de pédagogie. Informez-leur le but et l’avantage de cette opération.
Quelles sont les démarches à suivre pour installer un dispositif de géolocalisation ?
Depuis 2018, l’installation d’un dispositif de géolocalisation doit être conforme au RGPD. Ainsi, vous n’avez plus besoin de faire une déclaration auprès du CNIL. En contrepartie, les entreprises doivent :
- Consulter et aviser son comité d’entreprise de son projet ;
- Fournir des informations aux salariés par le biais d’un courrier, d’une note de service ou d’une réunion d’information ;
- Investir dans du matériel de géolocalisation qui respecte les indications de la CNIL.
- Inscrire les données issues de la géolocalisation dans un registre des activités de traitement traité au niveau de l’entreprise.
L’employé doit préciser à ses salariés les points suivants :
- les renseignements concernant le responsable du traitement des données ;
- le but du traitement des données ;
- l’origine et le type des données à enregistrer ainsi que les personnes concernées ;
- le droit d’accès et de rectification.
Est-ce que les salariés ont-ils leur mot à dire ?
Quand les employés sont au courant de la mise en place du système de géolocalisation, ils ont voix au chapitre. Ainsi, ils peuvent refuser ce projet en cas de non-respect des règles établies par le RGPD. Ils peuvent demander un droit d’accès, de rectification et de suppression des données enregistrées qui les concernent. La désactivation de la collecte et de la transmission des données en dehors des horaires de travail sont aussi leur droit.
Si les entreprises utilisent la géolocalisation des véhicules de manière abusive, ils sont aussi libres de saisir le service des plaintes de la CNIL, du procureur de la République ou encore des services de l’inspection du travail.
