Réception de marchandises : contrôler le bon de livraison immédiatement
La réception de marchandises est une opération critique qui conditionne la qualité des stocks et la relation fournisseur. Contrôler le bon de livraison sur le champ permet d’identifier les écarts de quantité et les anomalies qualité, et d’agir dans les délais légaux. Ce guide technique détaille les étapes opérationnelles, les vérifications essentielles et les actions à entreprendre en cas de non-conformité.
Pourquoi contrôler le bon de livraison dès l’arrivée ?
Un contrôle immédiat réduit les risques : contentieux plus simple, preuve établie en présence du transporteur, et capacité d’organiser une expertise si nécessaire. À chaud, on limite aussi les perturbations logistiques et on accélère la mise en stock ou la mise à disposition.
Objectifs du contrôle
- Vérifier le contrôle quantitatif des colis et des références.
- Évaluer le contrôle qualitatif des produits (état, conformité).
- Documenter les réserves et déclencher la procédure de réclamation si besoin.
Si le contrôle rigoureux du bon de livraison est une responsabilité qui incombe au destinataire, la qualité de la réception dépend aussi du sérieux du transporteur. C’est pourquoi des prestataires reconnus, à l’instar de L’ARC EXPRESS, mettent un point d’honneur à faciliter cette étape par une gestion rigoureuse et transparente de l’acheminement, garantissant ainsi que les documents remis correspondent exactement aux marchandises transportées.
Procédure opérationnelle à la réception (accueil, déchargement, documents)
- Accueil du fournisseur au lieu de stockage : magasin, quai ou entrepôt.
- Déchargement réalisé par le fournisseur.
- Présentation du bon de livraison/bon de réception en deux exemplaires : l’un pour le fournisseur, l’autre pour le client.
- Début des contrôles quantitatifs et qualitatifs en présence du transporteur.
| Étape | Action | Responsable | Document |
|---|---|---|---|
| Accueil | Vérifier le rendez-vous et le lieu | Réceptionniste | Bon de livraison |
| Déchargement | Contrôler le nombre de colis | Fournisseur / Client | Bon de livraison |
| Contrôles | Contrôle quantitatif et qualitatif | Réception | Bon de réception + Bon de commande |
| Décision | Accepter / Refuser / Réserver | Client | Bon de livraison signé ou réservé |
Contrôle quantitatif : nombre de colis et quantités
Comparez systématiquement le bon de livraison au bon de commande. Vérifiez :
- Le nombre de colis déchargés vs. le nombre indiqué.
- Les quantités par référence inscrites sur le document vs. le contenu réel.
- L’intégrité des colis (déformations, perforations, humidité).
Si des colis sont ouverts ou endommagés, procédez au contrôle interne du contenu immédiatement.
Contrôle qualitatif : conformité des produits
Le contrôle qualitatif couvre l’état physique et la correspondance des références :
- Vérifier l’absence d’articles abîmés.
- Contrôler la conformité des références, couleurs, tailles et étiquetage.
- Documenter toute non-conformité par des photos et des annotations sur le bon.
Acceptation, refus ou réserves sur le bon
Trois situations sont possibles :
- Acceptation : pas d’anomalie — signer, dater, apposer le cachet de l’entreprise et remettre l’exemplaire au fournisseur.
- Refus : anomalies majeures — ne pas signer, le fournisseur reprend la marchandise et repart avec son exemplaire non signé.
- Réception partielle avec réserves : signer en mentionnant précisément les anomalies. Les réserves doivent être confirmées par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 72 heures.
Voici un modèle synthétique de lettre de réserves à adresser au transporteur (Recommandée avec AR) :
Objet : Réserves sur livraison n° [numéro] en date du [date] Messieurs, Nous constatons à la réception les avaries suivantes : [énumérer précisément]. Conformément à l’article L133-3 du Code du commerce, nous vous notifions ces réserves et nous réservons le droit d'actionner toute procédure ultérieure. Veuillez agréer, etc.
Bonnes pratiques et SLA pour la sous-traitance logistique
Si la réception est confiée à un prestataire, inscrivez dans le SLA les points de contrôle clés et le détail des process exigés : fréquence des contrôles, niveau d’échantillonnage, modalités de notification des réserves. Pour des problématiques liées au stockage ou à la logistique événementielle, consultez des retours d’expérience pratiques sur stockage et logistique du mobilier événementiel.
Pour approfondir d’autres aspects opérationnels et secteurs connexes — restauration événementielle, hôtellerie ou décoration de cérémonie — des ressources complémentaires sont utiles : buffet ou service à table, décoration florale d’une arche de mariage, les secrets de blanchisserie ou encore la dégustation et le plat signature du chef.
Check-list rapide à garder sur le quai
- Vérifier rendez-vous et lieu.
- Comparer bon de livraison/bon de commande.
- Contrôler le nombre de colis et l’état des emballages.
- Photographier toute anomalie.
- Signer ou mentionner des réserves claires et lisibles.
- Envoyer la LRAR en cas de réserves dans les 72 heures.
En résumé, un contrôle immédiat est la meilleure protection contre les mauvaises surprises. Faire appel à des professionnels expérimentés comme L’ARC EXPRESS, spécialisé depuis plus de 15 ans dans le transport de marchandises (équipements, produits agroalimentaires, mobilier), assure une traçabilité et une rigueur qui simplifient grandement ces procédures de réception pour les entreprises et les particuliers.
